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Gabriel Viso

Un blog y un podcast, por Gabriel Viso

Reuniones eficaces

Hoy he tenido la oportunidad de compartir con algunos de mis compañeros una serie de herramientas para conseguir reuniones eficaces. Hace unos años, en mi anterior vida de consultor, tuve la suerte de asistir a un seminario de 2 días acerca de este tema, y reconozco que me impactó bastante.

Os paso unas notas rápidas desde el punto de vista del que convoca la reunión, y por orden cronológico. A mí me funcionan en muchas ocasiones, ojo: esto no es simplemente cháchara de blog.

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Mi primer Mac y mis razones para apostar, por fin, por Apple

Hace unos 8 años y medio me armaba de dignidad y decía que mi futuro ordenador personal sería Apple. Entre esa fecha y hoy pasaron alrededor de 3 ordenadores personales con Windows, más éste desde el que escribo, que ya es un Mac.

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¿Por qué?“, me preguntaréis, “¿por qué escribías esas palabras tan cargadas de dignidad para luego hacer lo contrario, no una, sino 3 veces, antes de cumplirlo?

Pues por dos razones relacionadas encadenadas entre sí.

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Correo electrónico y privacidad: el campo CCO / BCC

Parece mentira a estas alturas de la película estar hablando de esto, pero es necesario. Hablar de privacidad hoy en día está muy de moda, y mucha gente que conozco se echa las manos a la cabeza cuando hablan de Facebook y de Google, pero lo cierto es que la privacidad va mucho más allá y empieza por que cada uno respete la privacidad de los demás al enviar un correo electrónico. No se puede criticar a los demás por jugar con la privacidad de las personas si nosotros, sea por accidente o no, no la respetamos. Y hablo de privacidad tanto en el sentido de proteger la información personal como en el de respetar la propiedad privada, como puede ser la bandeja de entrada del correo electrónico (*). Voy con la lista de consejos y me dejo de palabrerías, creo que la entrada quedará más clara.

El campo CCO / BCC (copia en papel carbón oculta / blind carbon copy) tiene dos funciones valiosas, que son:

  1. Ocultar uno o más destinatarios.
  2. Impedir que las respuestas a todos lleguen a más personas que las que están en copia (“CC”) y en el campo “Para”.

Además, como consecuencia de las anteriores, su pones varios destinatarios en CCO / BCC no se verán unos a otros, es decir, cuando reciban un correo no verán quién más está en el campo CCO / BCC. Gracias a esto no podrán ponerse en contacto entre ellos por culpa tuya o de tu correo.

Si quieres que un correo llegue a un destinatario sin que los demás se enteren, mejor reenvía (RV / FW). Si usas el campo CCO / BCC avisa antes. Supongamos que estás siendo víctima de un abuso de poder de algún tipo y quieres escalar la situación a un responsable. Si decides reenviar el correo a dicha persona, no hay problema y es la mejor opción. Si decides usar el campo CCO / BCC, asegúrate de que la persona a la que vas a copiar de forma oculta lo sabe de antemano para que no responda al correo, llámale por teléfono si es necesario. Especialmente, porque si es una persona ocupada o que consulta el correo con un móvil, el hecho de que esté en copia oculta (“CCO” / “BCC”) puede pasar desapercibido y contestar a todos, exponiendo totalmente el hecho de que has enviado un correo con alguien en CCO. Mejor reenvía.

Si vas a enviar un correo masivo a toda tu libreta de direcciones usa el campo CCO / BCC. Bueno, mejor dicho, lo primero piénsatelo dos veces. Hoy en día el correo electrónico no es algo demasiado vigente para hacer comunicaciones masivas, para eso hay otras cosas ya, llamadas redes sociales. Enviar un chiste a toda tu libreta de direcciones es una estupidez hoy por hoy, y tienes todas las papeletas para que te consideren un spammer (persona que emite correo basura). Enviar tus opiniones políticas por correo a tus contactos en lugar de abrir un blog o colgarlas en el muro de Facebook también está mal porque es disruptivo: irrumpes en su bandeja de entrada con algo que la gente no desea recibir ni leer cuando abre su correo electrónico. Pero si estás en una situación en la tienes que enviar algo valioso, o en la que no puedes usar las redes porque no llegarías a todos los contactos a los que querrías llegar, usa siempre el campo CCO para proteger la privacidad de tus contactosNadie tiene por qué conocer las direcciones de correo electrónico que tienes en la agenda, y tampoco tienen por qué saber a quién más has avisado. Habrá gente de tu agenda que no conozca a tu padre y que no tenga por qué saber su dirección de correo electrónico, y viceversa.

Si vas a enviar un correo a muchos destinatarios, usa el campo CCO / BCC. Si necesitas lanzar una consulta a un grupo grande de gente expertos en cierta materia, y quieres que sólo tú y tu equipo (3 ó 4 personas) recibáis las respuestas para no generar cantidades inmensas de correo no deseado, mete al grupo o a los grupos grandes en el campo CCO. Así, si alguien de esos grupos responde a todos, sólo las personas en CC y en el para lo recibirán. Ejemplo:

De: gabriel@ejemplo.org
Para: gabriel@ejemplo.org
CC: pepe@ejemplo.org; bea@ejemplo.org; patricia@ejemplo.org
CCO: Analistas.Negocio@ejemplo.org; Arquitectos@ejemplo.org; recursos_humanos@ejemplo.org
ASUNTO: Ayuda con la solución XXXX YYYY ZZZZ

<cuerpo del mensaje>

Supongamos que Analistas.Negocio, Arquitectos y recursos_humanos son listas de correos con 100 personas cada uno. Si Gabriel hubiera colocado esas 3 listas de distribución en el campo “Para” o en el “CC”, tendríamos un problema si uno de los integrantes de dicha lista cometiese el error de “responder a todos”. En ese caso, 304 personas recibirán la respuesta y puede estar generando correo no deseado para cientos de personas.

Estando en el CCO, nadie más que Gabriel, Pepe, Bea y Patricia recibirán la respuesta cuando alguien presione “Responder a todos”. Ese es el resultado deseable: cuando una persona en CCO responde a todos, nadie del CCO recibe su respuesta.

Como en cualquier herramienta, es necesario tener en cuenta al receptor de los mensajes y hay que tener en cuenta que a menudo una práctica inocente atenta contra la privacidad de las personas, o contra la calidad de su trabajo. No se puede publicar una dirección de correo de un contacto bajo ningún concepto, y tampoco inundar la bandeja de entrada de alguien con ruido. Todos hemos cometido este tipo de fallos en algún momento, y hay que revisar la forma que tenemos de hacer las cosas y mejorar para no generar odios (inglés).

(*) En este sentido, el correo no deseado atenta contra la privacidad en varios sentidos: porque si no conoces al emisor, es que ha obtenido tu dirección de correo de una forma irregular; porque se está usando tu dirección de correo de una forma que a ti no te gusta (para enviarte basura) y porque ensucia la bandeja de entrada, que es privada.

Y tú: ¿por qué trabajas?

El título puede llamar la atención, porque mucha gente puede decir: “Estás tonto, chaval. Trabajo porque hay que trabajar“. Todos trabajamos porque hay que trabajar. Es decir, todos trabajamos porque vivimos en una sociedad, en un sistema, en el que hay que trabajar para conseguir un salario con el que poder sobrevivir, y ya de paso contribuir al bien común pagando unos impuestos. No, no me refiero a eso, me refiero a por qué razón todos los días te levantas y vas al trabajo. A si vas arrastrando los pies, esperando a que alguien te saque de tu miserable rutina, o si vas a darlo todo. No me refiero a si disfrutas de cada segundo allí porque eso es imposible: me refiero a si crees estar dedicando tu vida (8 horas al día durante 200 días al año) a algo donde te sientes encajar. A lo tuyo.

Que conste que no me gusta aconsejar y soy todavía menos proclive a pensar en alto dogmas de auto-ayuda, pero hoy sí.

Mi pregunta se reduce a lo esencial. ¿Te gusta tu trabajo? Si la respuesta es sí, me alegro. Si la respuesta es no: empieza a buscarte de una puñetera vez y encuentra algo a lo que puedas dedicar tu 100 %, la mejor versión de ti mismo, mientras estés allí. Si no, estás muerto en vida.

Lo siguiente que intentaréis escupirme a la cara son consignas propagandísticas acerca de oportunidades e igualdad, con mucho condimento político. Eso ya lo sé yo: las oportunidades no son lo mejor repartido en este mundo. Nada nuevo bajo el sol con esa octavilla. Es más, te la voy a devolver a punto de explotar: ahora piensa en todas las oportunidades que has dejado pasar (algunas habrás dejado pasar, por pocas que sean), y vive con ese cargo de conciencia.

Sé transparente en Linkedin

No pongas cosas que no son totalmente ciertas o que pueden ser interpretadas de varias formas. Me explico: Linkedin funciona poniendo tu puesto actual en una empresa, o si no trabajas, qué eres. Eso implica muchas cosas:

  • Si estás parado, no pongas que tu puesto es desempleado y tu empresa el INEM. Eso no va a pasar desapercibido para ninguna empresa empleadora (lo contaba un día estebano, no recuerdo dónde).
  • Si te interesa que te busquen por tus estudios, entonces tu carrera debería estar correctamente enunciada. No es ninguna tontería: enunciar tu titulación de la forma oficial en la sección de estudios, y en el idioma en el que más te interese que te busquen, puede mejorar tu presencia en el buscador de Linkedin. Ingeniero Superior de Telecomunicaciones tiene 2 errores. El primero es que no existen Ingenieros Superiores en España. Hay Ingenieros Técnicos, Ingenieros y Doctores Ingenieros. Sí hay Escuelas Técnicas y Escuelas Técnicas Superiores. Pero Ingenieros Superiores, no. El segundo error es que el nombre es Telecomunicación. Es en singular, y pese a que escribo esto aquí, a veces incluso yo mismo me encuentro corrigiéndome.
  • Tu puesto tiene que existir en la parrilla actual de esa empresa: no trates de dignificarte artificialmente. Es decir: si en una empresa hay Analistas, Consultores y Gerentes, no tiene sentido que pongas “Consultor Senior”, porque eso no existe. Ahí lo que estás intentando es decir cosas que nadie te ha preguntado (todavía) acerca de una estancia prolongada en una categoría en una empresa. Espera a que te pregunten, y más en crisis. A nadie le va a sorprender que en un país con 5.000.000 de parados las carreras profesionales se ralenticen. Ya se sabe: disculpa no pedida, culpa manifiesta.
  • Pon tu puesto primero, y después tu función (o rol). No digas que eres Project Manager alegando que es tu trabajo del día a día, o que han delegado parte de esas funciones en ti, cuando tu categoría dentro de tu empresa es Analista. En cambio, si dentro de tu descripción pones que han confiado en ti (Analista) esas responsabilidades, lo estás haciendo bien.
  • Pon todas las categorías por las que has pasado, y cuida las fechas. Si hace 20 años que terminaste la carrera y desde entonces trabajas en tu empresa y sólo pones tu puesto actual, en Linkedin vas a aparecer como que tienes 20 años de experiencia en ese puesto. Aunque no lo pretendas.

Sé transparente.